۵ مانع بزرگ تفویض اختیار و راههای غلبه بر آنها
نگاه مدیران درمورد تفویض اختیار تاریخچه‌ای طولانی دارد. محول‌کردن اختیار امور به سایر اعضای گروه یکی از حساس‌ترین کارها برای مدیران است. اما مدیرانی که نتوانند کارها را به‌درستی به کارمندان خود واگذار کنند باید بیشتر از آنچه لازم است کار کنند. بنابراین، با گذشت زمان احساس خستگی می‌کنند، خود را بدون همراه و پشتیبان می‌یابند و دل‌سرد می‌شوند. اگر درمورد واگذاری مسئولیت‌ها مشکل دارید، تا پایان این مطلب همراه ما باشید. می‌خواهیم شما را با ۵ طرز تفکر اشتباه که مانع تفویض اختیار می‌شوند آشنا و راههای غلبه بر آنها را بررسی کنیم.
واگذاری کارها به دیگران بسیار چالش‌برانگیز است، زیرا از لحاظ روانی دشوار است که اعتماد کنید و کنترل کارهایی را که تاکنون برعهده خودتان بوده است به دیگران واگذارید. اما اگر این مهارت را یاد بگیرید که مسئولیت‌ها را تقسیم کنید، گروه‌تان به‌سرعت پیشرفت خواهد کرد.
شاید بپرسید که چرا تقسیم مسئولیت‌ها تا این حد ضروری و مهم است. چه ایرادی دارد که تمام کارهای مهم را مدیر گروه برعهده بگیرد؟ با تقسیم مسئولیت‌ها، مهارت‌ها و توانایی تک‌تک اعضا و درنتیجه قدرت جمعی گروه شما تقویت می‌شود. تقسیم مسئولیت‌ها روشی عالی برای انرژی‌بخشیدن به گروه و افزایش انگیزه است. این کار به شما قدرت می‌دهد که بر هدف‌ها و راهبردهای سطح بالا و مهم تمرکز کنید و درگیر مسائل پیش‌پا‌افتاده نشوید. از همه مهم‌تر اینکه با این روش، پیشرفت و افزایش اثربخشی گروه به قیمت خستگی و آسیب‌رسیدن به سلامتی شما تمام نمی‌شود.
۱. «سایر اعضا مشغله زیادی دارند»
این باور مخلوطی از احساسات خوب و بد را در شما ایجاد می‌کند: ازطرفی از اینکه اعضای گروه مشغول هستند خوشحالید و ازطرف‌دیگر نگرانید که درصورت واگذاری کارهای دیگر به آنها باعث رنجش یا خستگی‌شان شوید. با این اوصاف، ترجیح می‌دهید که خودتان همه مسئولیت‌ها را بر عهده بگیرید و فشار کاری را متحمل شوید تا نگران خستگی یا دل‌زدگی کارمندان‌تان نباشید.
راه حل
اطلاعات بیشتری کسب کنید. با اعضای گروه صحبت کنید و بگویید به حمایت‌شان نیاز دارید. پیش‌داوری نکنید. از کارمندان‌تان بپرسید که آیا می‌توانند کارهای جدید قبول کنند یا نه. برخلاف تصورتان، برخی از اعضا داوطلب می‌شوند که به شما کمک کنند و برای انجام‌دادن مسئولیت‌ها وقت بگذارند. پیامد مثبت راهکار مذکور این است که اعضای گروه یاد می‌گیرند، در مواقع نیاز، باید درخواست کمک کنند و همین مسئله انگیزه‌ای برای پیشبرد کارها با همکاری تمام اعضا خواهد بود.
۲. «هیچ‌کس به خوبی من از پس انجام‌دادن این کار برنمی‌آید»
هرچند که مدیران باید به اعضای گروه خود اعتماد کنند، اما آنچه در واقعیت اتفاق می‌افتد کمی متفاوت است. اگر مدتی طولانی کاری را انجام دهید یا نقشی را برعهده بگیرید، در آن زمینه متخصص خواهید شد. اما با تقسیم کارها می‌توانید مهارت خود را به سایر اعضای تیم نیز انتقال دهید.
راه‌حل
روی افراد سرمایه گذاری کنید. گروه شما باارزش‌ترین دارایی شماست و زمانی که برای ارتقای مهارت‌های اعضا صرف می‌کنید سرمایه‌گذاری به حساب می‌آید. شاید اعضا بار اول و دوم کارها را به‌خوبی شما پیش نبرند اما درنهایت پیشرفت خواهند کرد و شما صاحب گروهی خواهید شد که کارها را به‌راحتی و بدون وابستگی به شما انجام می‌دهند و کمک می‌کنند شما وقت بیشتری داشته باشید. چه‌بسا اعضای گروه، به‌مرور، شما را با مهارت‌های مبتکرانه خود غافل‌گیر کنند.
۳. «خودم سریع‌تر کارها را انجام می‌دهم»
این باور در ابتدا صحیح به نظر می‌رسد. اگر درزمینه کاری خود متخصص هستید، احتمالا این مورد یکی از باورهای اصلی شماست. شاید بپرسید ایراد چنین طرز تفکری چیست؟ این باور مانع رشد شماست و اجازه نمی‌دهد که بر کارهای مهم‌تر تمرکز کنید. درنتیجه، به جای پیشرفت درجا خواهید زد.
راه‌حل
دوباره مورد شماره ۲ را مطالعه کنید. روی اعضای گروه‌تان سرمایه‌گذاری کنید. اگر با این باور که سرعت شما بیشتر است کنترل تمام مراحل یک کار را در انحصار خود می‌گیرید، باید بدانید که در طولانی‌مدت فرصت‌های رشد فردی و سازمانی را از دست خواهید داد.
۳. «اگر کارها را واگذار کنم، جایگاهم به خطر می‌افتد»
زمانی که مهارت‌های خود را به دیگر افراد آموزش می‌دهیم و مسئولیت‌های‌مان را بین آنها تقسیم می‌کنیم، به‌صورت ذاتی این باور در ما ایجاد می‌شود که شاید جایگاه ما در سازمان چندان مهم و ضروری نیست. چنین تفکراتی موجب تنش در سازمان و مانع رشد و توسعه گروه خواهد بود. اما واقعیت این است که با سرمایه‌گذاری روی دیگران این فرصت را برای خودتان ایجاد می‌کنید که در دیگر زمینه‌ها رشد و پیشرفت داشته باشید و ارزش خود را در سازمان افزایش دهید.
راه‌حل
مطابق فرهنگ سازمانی شایسته، گروه‌هایی بهترین عملکرد را دارند که رهبران آنها از مهارت توانمندسازی کارکنان و نیز ایجاد انگیزه در کارکنان برخوردار باشند. فعال‌بودن گروه به این معنا نیست که سازمان به شما (رهبر گروه) نیازی ندارد، بلکه نشان می‌دهد که حضور شما برای موفقیت سازمان حیاتی است. مهم‌ترین رسالت شما به‌عنوان یک رهبر کمک به پیشرفت گروه (واگذاری کارها به اعضا) است.
۵. «واگذاری مسئولیت‌های ساده رفتاری توهین‌آمیز است»
هنگامی که می‌خواهید بخشی از کارهای ساده را به یکی از اعضای گروه بسپارید، شاید با خودتان بیندیشید که واگذاری کارهایی که خودتان به‌راحتی می‌توانید انجام‌شان دهید چندان عادلانه و اخلاقی نیست. اما بهتر است از چشم‌اندازی دیگر به این مسئله نگاه کنید. در اصل، رفتار شما زمانی ناعادلانه و خودخواهانه است که چون فکر می‌کنید خودتان فلان کار را بهتر انجام می‌دهید، از سپردن آن کار به افرادی که مهارت‌هایی متفاوت دارند (مهارت‌هایی که سازمان به آن نیاز دارد) خودداری کنید. پس فراموش نکنید که گاهی واگذاری مسئولیت‌ها به دیگران، به‌ویژه افرادی با تخصص‌های مرتبط، موجب قوی‌تر شدن سازمان خواهد شد.
راه حل
زمانی که کاری را جزئی و ساده می‌نامید، نمی‌توانید اهمیت آن را تشخیص دهید. هیچ سازمانی نمی‌تواند بدون زمان‌بندی و برنامه ریزی مؤثر کار کند. هیچ رویدادی بدون هماهنگی دقیق به موفقیت نمی‌انجامد. بسیاری از همین وظایف به‌ظاهر ساده پاشنه آشیل سازمان‌ها هستند. چشم‌انداز خود را تغییر دهید و قبول کنید که همین کارهای ساده، در اصل، بسیار مهم و ضروری هستند. به‌این‌ترتیب، به اهمیت کسانی که این وظایف را برعهده دارند پی می‌برید.
جمع‌بندی
اجازه دهید مطالب گفته‌شده را جمع‌بندی کنیم. داستان از آنجا شروع می‌شود که باید درک کنید واگذاری کارها صرفا به معنای آن نیست که مجموعه‌ای از کارها انجام می‌شود. واگذاری کارها مهارتی است که با تقویت آن می‌توانید صاحب گروهی با بهره وری بالا شوید. زمانی که احساس کردید چیزی در درون شما مانع از واگذاری کارها به دیگر اعضا می‌شود، برای مهار این احساس، مشخص کنید کدام‌یک از ۵ تصور غلطی که ذکر شد مانع شماست و با استفاده از راهکارهای موجود در این مقاله آن تصورات غلطی را که مانع شما هستند از سر راه بردارید.
شاید کمی زمان‌بر باشد که عادت کنید کارها را به دیگر اعضای گروه واگذارید. شاید هیچ‌وقت به‌طور کامل درمورد واگذاری کارها احساس راحتی نداشته باشید. اما این راز را فراموش نکنید که شرط موفقیت خروج از دایره راحتی است.
منبع : چطور
