تعریف مدیریت و آشنایی با وظایف مدیریت
مکان‌های کاری به قدرت افراد حاضر در موقعیت‌های مدیریتی بستگی دارد. به جز هدایت کارکنان، مدیران باید با متخصصان ارشد بیشتری در شرکت خود تعامل داشته باشند تا اطمینان حاصل کنند که تیم اهداف را برآورده می‌کند و رسالت شرکت را پیش می‌برد. اگرچه وظایف مدیریت بسته به صنعت و محل کار آن‌ها متغیر است اما اکثر آن‌ها از وظایف ابتدایی مشابهی تبعیت می‌کنند. در این مقاله ایران مدیر به تعریف مدیریت، فعالیت‌های آن و نحوه تبدیل‌شدن به یک مدیر خوب پرداخته است.
تعریف مدیریت
مدیریت به هماهنگی و اجرای وظایف برای رسیدن به یک هدف اطلاق می‌شود. چنین فعالیت‌های مدیریتی و اجرایی شامل تعیین استراتژی‌های سازمان و هماهنگی کارهای کارکنان برای رسیدن به این اهداف از طریق استفاده از منابع موجود است. همچنین ممکن است تعریف مدیریت به ساختار ارشد در کارمندان یک سازمان اطلاق شود.
برای این که یک مدیر اثربخش باشید، باید مجموعه‌ای از مهارت‌ها را داشته باشید که شامل برنامه‌ریزی، ارتباطات، سازماندهی و رهبری می‌شود. همچنین باید دانش گسترده‌ای در خصوص اهداف شرکت و نحوه هدایت کارکنان، بخش فروش و دیگر قسمت‌ها داشته باشید.
فعالیت‌های اساسی یک مدیر
به طور کلی، پنج عملکرد اساسی از یک مدیر انتظار می‌رود:
۱- تعیین اهداف
۲- سازماندهی
۳- انگیزه‌دادن به تیم
۴- طراحی سیستم‌های اندازه‌گیری
۵- ارتقا و پیشرفت کارکنان
۱٫ تعیین اهداف
تعیین و تحقق اهداف، اصلی‌ترین روش برای مدیران موفق محسوب می‌شود. همچنین باید بتوانند به روشی قانع‌کننده اهداف خود را به کارکنان یا کارمندان القا کنند. به عنوان مثال، مدیر یک رستوران می‌تواند از کارکنان خود بخواهد که خدمات سریع‌تری ارائه کنند تا سودها و انعام بیشتری به دست آورند.
۲٫ سازماندهی
مدیران نوع کار را ارزیابی می‌کنند، آن را به کارهای قابل دستیابی تقسیم و به صورت موثر آن را به کارکنان محول می‌کنند. سازماندهی شامل مجموعه‌ای از ارتباطات بین افراد و همچنین حوزه‌ها یا نهادهای داخل سازمان است. این از وظایف مدیریت است که از کار تمام این افراد و نهادها به صورت هماهنگ اطمینان حاصل کند و این مسئله شامل انگیزه‌دادن به کارکنان و حوزه‌های مختلف به منظور کار بر روی وظایف است. یک مدیر خوب می‌تواند در بین اعضای تیم خود، ارتباطات بین‌فردی خوبی برقرار کند و چالش‌های احتمالی بین اعضا را حل نماید.
همچنین سازمان از مدیر می‌خواهد تا ارتباطاتی در خصوص قدرت و طبقه‌بندی در بین اعضای تیم برقرار کند. به حداکثر رساندن ترتیبات سازمانی به کسب و کارها کمک می‌کند تا اثربخشی شرکت در بازار را بالا برده، هزینه‌های کسب و کار را کاهش دهد و بهره‌وری را بهبود ببخشد.
۳٫ انگیزه دادن به تیم
به جز اضافه کردن وظایف سازماندهی و محول‌کردن، انگیزه شامل مهارت‌هایی می‌شود که بتوان انواع مختلف شخصیت‌های یک تیم را اداره کرد. مدیران موفق باید بدانند که چگونه تیم‌های موفق را ایجاد و رهبری کنند و بدانند که چگونه از اعضای تیم در خصوص یک موضوع، کمک بگیرند.
۴٫ طراحی سیستم‌های اندازه‌گیری
مدیران باید از شاخص‌های کلیدی یا اهداف خاصی استفاده کنند تا بتوانند اهداف تیم را تعیین کرده و روش‌هایی برای تعیین و بررسی درست بودن مسیر تیم ایجاد نمایند. از آنجایی که رسیدن به روش‌های قابل‌اندازه‌گیری در خصوص فهم عملکرد کمی سخت است، لذا باید از خلاقیت و تفکر بالایی استفاده کنند. با این حال، همانند دیگر فعالیت‌ها، داشتن معیار هم برای بهبود عملکرد و مدیریت کسب و کار، حیاتی است.
۵٫ ارتقا و پیشرفت کارکنان
مدیران موفق به جز هدایت تیم به سمت یک هدف و بررسی پیشرفت خود در حین مسیر، به پیشرفت کارکنان خود هم توجه دارند. آن‌ها می‌توانند به کارمندان خود کمک کنند تا برای پیشرفت در دوره شغلی، اهداف مناسبی را قرار دهند.
مدیران باید مهارت‌های رهبری داشته باشند تا از این ۵ مورد به خوبی استفاده کنند. آن‌ها مسئول هدایت اعضای تیم خود هستند و باید به آن‌ها نقاط ضعف و قوت و روش بهبود عملکردشان را نشان دهند. مدیران مختلف می‌توانند از روش‌های مختلف رهبری استفاده کنند. آن‌ها صرف‌نظر از سبک و روش مدیریتی باید مهارت‌های رهبری خود را تقویت کنند تا یک مدیر موثر و موفق باشند.
مفاهیم مدیریت
مدیر باید چند ایده ساده را یاد بگیرد تا بتواند از ۵ فعالیت بالا استفاده کند. این مفاهیم برای رسیدن تیم به اهداف مشترک، ضروری هستند:
- کنترل (Control): کارکنان یک سازمان باید اهداف مشخص و همچنین روش‌های بررسی و نظارت بر این اهداف را بشناسند تا بتوانند از میزان موفقیت تیمی خود مطلع شوند. کارکنان مختلف در یک شرکت، نقش‌های مختلف با مسئولیت‌های مختلف دارند. از وظایف مدیریت این است که باید روی کار اعضای مختلف کنترل داشته باشند و بر روند پیشرفت آن‌ها نظارت کنند. کنترل این عوامل کمک می‌کند تا شرکت به موفقیت لازم برسد. طبق گفته Koontz & ODonnell : «کنترل عبارت است از اندازه‌گیری و تصحیح فعالیت‌های عملکرد کارکنان برای اینکه اطمینان حاصل کنید که اهداف و برنامه‌های شرکت در مسیر درست حرکت می‌کنند».
- برنامه‌ریزی (Planning): مدیران موفق می‌دانند که برنامه‌ریزی پیش از انجام هر نوع استراتژی، ضروری است و برنامه‌ریزی هرگز به پایان نمی‌رسد. برنامه‌ریزی با شروع فعالیت متوقف نخواهد شد، بلکه مدیریت باید آماده پاسخ به تمام سوالات و مشکلات تیم در خصوص رسیدن به هدف سازمان باشد. برنامه‌ریزی باید شامل اهداف تعیین‌شده و همچنین روش‌هایی برای اجرای آن‌ها باشد.
- کارکنان (Staffing): کارکنان یک بخش مهم برای مدیریت کسب و کار هستند که اغلب نادیده گرفته می‌شوند. مدیران باید مطمئن شوند که افراد مناسبی برای کار انتخاب کرده‌اند و به مشکلاتی مثل سیاست‌های سازماندهی محل کار توجه کنند. شرکت باید بهترین استعدادها را شناسایی کرده و با ارائه مشوق‌هایی از قبیل مزایا، زمان مرخصی و برنامه‌های آموزشی آن‌ها را حفظ کند.
- هدایت (Directing): وظیفه مدیر است که زیردستان خود را راهنمایی، سرپرستی، هدایت و تهییج نماید تا مطمئن شود که در مسیر صحیحی کار می‌کنند و اهداف سازمان محقق می‌شود.
هماهنگی یکی از وظایف مدیریت است که با ادغام تمام فعالیت‌ها، فرایندها و عملیات سازمان و همزمان‌نمودن تلاش‌ها به منظور رسیدن به موفقیت، تعریف می‌شود.
منبع : ایران مدیر
