آخرین اخبار

جهان تجارت پر از کارشناسان کیفیت و برنامه‌های کیفی برای بهبود کیفیت است، اما برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک تا متوسط، استفاده از یک برنامه ی کیفی گسترده و سطح بالا، نمی‌تواند بهترین راه‌حل باشد.

در عوض آن چه مورد نیاز است، رویکرد مشترک نسبت به کیفیت است که در چهار مرحله ی زیر خلاصه شده است:

۱- فرآیندهای خود را مستند سازی کنید
برای کسب و کارهای کوچک و متوسط به منظور بهبود کیفیت ، فرآیندها باید در سراسر سازمان به وضوح معرفی شده و در طول زمان با اهداف سازگار باشند. برای این که فرآیندها و فعالیت های مرتبط با آن ها را بررسی کنیم و نقاط ضعف آن را رفع نماییم، لازم است تا فرآیندهای خود را مستندسازی کرده و از این طریق اطمینان حاصل شود که براساس اهداف خود پیش می رویم. مستندسازی فرآیندها کار پر زرق و برقی نیست. اگر شما به مسأله ی بهبود کیفیت توجه داشته باشید، می دانید که همه ی فعالیت ها و حتی مستندسازی، باید با بهترین کیفیت و کم ترین هزینه انجام شود.

۲- مسائل کیفی را شناسایی کنید
مدیریت و کارکنان باید بهبود کیفیت کسب و کارهای کوچک مسائل کیفی را به عنوان فرصت‌هایی برای بهبود بپذیرند. هیچ شرکتی نمی‌خواهد مشکلات کیفی در فرآیندهایش وجود داشته باشد. با این حال، شرکت‌ها این مسائل را به عنوان یک امر مثبت می‌بینند. نباید آن ها را نادیده بگیرند. در برخی از سازمان ها، افرادی وجود دارند که بسیار نگران کیفیت هستند. متأسفانه در بعضی از این سازمان ها، این افراد تنبیه می شوند و توجهی به آن ها نمی گردد. این شرکت ها معمولا به دنبال افرادی می گردند که نسبت به مسائل کیفی بی توجه بوده و آن ها را مخفی می کنند.

۳- مشکل را برای مشتری رفع کنید
در کسب و کارهای کوچک اشتباهات رخ می‌دهند. اکثر مردم آن را درک می‌کنند. اما مسأله ی مهم این است زمانی که یک مشکل رخ می‌دهد، چگونه با آن برخورد می‌کنید. اگر به اشتباه به وجود آمده به شیوه ی صحیحی رسیدگی نشود، می‌تواند به از دست دادن یک مشتری منجر شود. اما اگر به خوبی با آن برخورد شود، می‌تواند یک مشتری وفادار را برای سازمان به وجود بیاورد. در این حالت، به این مشتری احساس خوبی داده و او متوجه می شود که برای سازمان کاملا مهم است. مسؤولیت اشتباه باید به صورت کامل پذیرفته شود و این اطمینان حاصل شود که شما رفتار منصفانه‌ای با مشتری دارید.

۴- مطمئن شوید که مشکل دوباره به وجود نمی آید
شرکت‌های بسیاری معتقدند که پس از این که سه مرحله ی قبلی را اجرا کردند، مشکل حل شده است. آن ها فکر می کنند که دیگر مشتری راضی است و موضوع ناراحت کننده ی دیگری وجود ندارد.

با این که مسأله فوری حل و فصل شده است، اما این روش تضمین نمی کند که مشکلات کیفی در آینده به وجود نخواهند آمد و یا کاملا از بین رفته اند. در این مرحله حتما باید از سازمان خود بپرسید که «چه چیزی باعث بروز این مشکل شده است و یا این که چه کاری باید انجام دهیم تا این اطمینان حاصل شود که مشکل مذکور هرگز دوباره اتفاق نمی‌افتد؟» هنگامی که شما به این سؤالات پاسخ دهید، می‌توانید بگویید روند کاملاً تصحیح شده است.

به همین دلیل است که مستندسازی خوب فرآیندها در کسب و کارهای کوچک ، اولین گام برای بهبود کیفیت است. هنگامی که یک نقص در فرایند به وجود می آید اگر به موقع شناسایی و اصلاح نشود، می‌تواند به سرعت در سراسر سازمان پخش شده و اثراتی منفی از خود بر جای گذارد.

منبع : ۵عصر